Каждый этап, который проходит документ, начиная от своего создания и заканчивая отправлением в архив, в системе электронного документооборота осуществлен очень надежно и удобно.
Но есть несколько особенностей, которые необходимо следовать при работе с электронной документацией. Приведем пример: электронный документооборот, который у нас имеется, обладает некоторыми блоками систем, не способными поддерживать блокировку изменяемого документа. Из-за этого останавливается коллективная работа над документом на определенном этапе. У некоторых систем отсутствует электронный архив, в результате чего документ сохраняется только на этапе своего создания. Документ в этой ситуации сохраниться только в файловой системе. Это вызывает некоторые неудобства, из-за того, что появляется необходимость сопровождать документ электронным архивом с историей, а также сопроводительной карточкой. Также система может быть нацелена только на делопроизводство, или на перемещение документов, а это приводит к тому, что некоторые функции теряются. Тщательное рассмотрение системы электронной документации позволяет заменить отсутствие в системе всех нужных компонентов, а именно: хранилище, элементы документации архив для всех документов, письма, приказы, персональные карточки. Смотря на то какой тип документа, карта может иметь дополнительные специальные настройки, корпоративный портал и поля. Документ делится на категории, а некоторые документы сразу на несколько категорий. Приведем пример: категория юридические документа имеет подкатегорию договора и тому подобное. Кроме того, можно выделить разбивку документа на группы по отделам предприятия. Приведем пример: категория договора на продажу, документ отдела реализации и так далее. Можно с уверенностью сказать, что появилась возможность для расширенного поиска документов по классам, специализации и группам.
